Características básicas das organizações formais modernas

Iniciemos o estudo com os tipos de estrutura organizacional, natureza e finalidades.

ORGANIZAÇÃO FORMAL

A organização formal é representada por meio do organograma. Nele, é possível visualizar o desenho que demonstra a estrutura organizacional, os cargos, as funções, as áreas ou departamentos, em seus respectivos níveis hierárquicos. A estrutura formal focaliza o sistema de autoridade, responsabilidade, divisão de trabalho, comunicação e processo decisório.

São princípios fundamentais da organização formal:

a) Divisão do trabalho: é a decomposição de um processo complexo em pequenas tarefas, proporcionando maior produtividade, melhorando a eficiência organizacional e o desempenho dos envolvidos e reduzindo custos de produção.

b) Especialização: considerada uma consequência da divisão do trabalho. Cada cargo passa a ter funções específicas, assim como cada tarefa.

c) Hierarquia: divisão da empresa e, camadas hierárquicas. A hierarquia visa assegurar que os subordinados aceitem e executem rigorosamente as ordens e orientações dadas pelos seus superiores.

d) Amplitude administrativa: também chamada de amplitude de controle ou amplitude de comando – determina o número de funcionários que um administrador consegue dirigir com eficiência e eficácia. A estrutura organizacional que apresenta pequena amplitude de controle é a aguda ou vertical.

ORGANOGRAMA:

ORGANIZAÇÃO INFORMAL

A organização informal caracteriza-se por grupos formados a partir de interesses, atitudes e comportamentos comuns, inspirados por formadores de opinião e influenciadores de atitudes. Não está representada no organograma e caracteriza-se, entre outros fatores, por atitudes e comportamentos.

São características da organização informal:

a) Relação de coesão ou de antagonismo: representam as relações criadas entre as pessoas, em diferentes áreas da organização, de simpatia ou antipatia.

b) Status: os indivíduos assumem certa posição social nos grupos informais, independente do seu posicionamento na organização formal.

c) Colaboração espontânea: reflete a espontaneidade da colaboração das pessoas na organização informal.

d) Possibilidade da oposição à organização formal: há possibilidade da organização informal se opor à organização formal. Quando isso ocorre, demonstra desequilíbrio e falta de engajamento aos objetivos organizacionais ou dificuldades enfrentadas pela alta administração para gerar um clima adequado às relações humanas.

e) Padrões de relações e atitudes: as atitudes e os padrões de relacionamento aceitáveis traduzem as intenções do grupo.

f) Mudanças de níveis e alterações dos grupos informais: quando há alteração na organização formal, os grupos informais tendem a acompanhar, pois os participantes do grupo passam a se relacionar com outras pessoas, de diferentes camadas.

g) A organização informal transcende a organização formal: a organização informal se estabelece por espontaneidade, relações de afetividade, identificação entre as pessoas. Logo, sua natureza e duração transcendem as interações e relações formais.

h) Padrões de desempenho nos grupos informais: depende da motivação dos integrantes, pode ser inferior ou, até mesmo, superior ao que fora definido pela empresa. O grupo, quando está motivado, alcançará um elevado padrão de desempenho. Porém, quando há desarmonia ou oposição, o padrão de desempenho será baixo.

COMENTÁRIO: Na organização formal, existe uma hierarquia sólida com chefes e comandados, enquanto na organização informal, forma-se um grupo além da estrutura hierárquica, com líderes e seguidores em prol de interesses comuns. Um exemplo é o fenômeno da “politização” das corporações policiais, em que servidores de patente menor conseguem influência e notoriedade em pleitear causas coletivas, mobilizando e obtendo lideranças que transcendem a cadeia hierárquica da instituição.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A estrutura organizacional é o conjunto de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões de unidades de uma empresa. No tipo de estrutura formal, a relação hierárquica é impessoal e sempre realizada por meio de ordem escrita, sendo um meio para o alcance dos objetivos, e está relacionada com a estratégia da organização, de tal forma que mudanças na estratégia precedem e promovem mudanças na estrutura.

A estrutura organizacional de uma empresa define como as tarefas são formalmente distribuídas, agrupadas e coordenadas. São seis os elementos básicos a serem focados pelos administradores quando projetam a estrutura das organizações: a especialização do trabalho, a departamentalização, a cadeia de comando, a amplitude de controle, a centralização e descentralização e, por fim, a formalização.

Ao planejar a estrutura organizacional, uma das variáveis refere-se a quem os indivíduos e os grupos se reportam. Essa variável consiste em estruturar a cadeia de comando. São tipos tradicionais de organização:

a) Organização Linear;

b) Organização Funcional;

c) Organização Linha-Staff;

São estruturas organizacionais modernas:

a) Estrutura Divisional: é caracterizada pela criação de unidades denominadas centros de resultados, que operam com relativa autonomia, inclusive apurando lucros ou prejuízos para cada uma delas. Os departamentos prestam informações e se responsabilizam pela execução integral dos serviços prestados, mediados por um sistema de gestão eficaz.

b) Estrutura Matricial: combina as vantagens da especialização funcional com o foco e responsabilidades da departamentalização do produto, ou divisional. Suas aplicações acontecem, em hospitais, laboratórios governamentais, instituições financeiras etc. O que a difere das outras formas de estrutura organizacional, é que características de mais de uma estrutura atuam ao mesmo tempo sobre os empregados.

Outro aspecto diferenciador é que existe múltipla subordinação, ou seja, os empregados se reportam a mais de um chefe, o que pode gerar confusão nos subordinados e se tornar uma desvantagem desse tipo de estrutura. É uma ótima alternativa para empresas que trabalham desenvolvendo projetos e ações temporárias. Nesse tipo de estrutura o processo de decisão é descentralizado. Com existência de centros de resultados de duração limitada a determinados projetos, propícia para projetos complexos. Há Duplicidade de autoridade e comando.

c) Estrutura em Rede: competitividade global, a flexibilidade da força de trabalho e a sua estrutura enxuta. As redes organizacionais se caracterizam por constituir unidades interdependentes orientadas para identificar e solucionar problemas.

d) Estrutura por Projeto: manutenção dos recursos necessários sob o controle de um único indivíduo bens e equidade para a população, assim como subsidiar o crescimento econômico.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Departamentalização é o nome dado à especialização horizontal na organização por meio da criação de departamentos para cuidar das atividades organizacionais. É decorrente da divisão do trabalho e da homogeneização das atividades. É o agrupamento adequado das atividades em departamentos específicos.

Ressaltam-se dois conceitos importantes:

a) Verticalização: necessidade de aumentar a qualidade da supervisão ou chefia acrescentando mais níveis hierárquicos na estrutura.

b) Horizontalização: necessidade de aumentar a perícia, a eficiência e a melhor qualidade do trabalho em si.

São critérios de departamentalização:

a) Departamentalização Funcional: representa o agrupamento por atividades ou funções principais. A divisão do trabalho ocorre internamente, por especialidade. Abordagem indicada para circunstâncias estáveis, de poucas mudanças e que requeiram desempenho continuado de tarefas rotineiras. Como por exemplo: A divisão da Polícia Rodoviária Estadual (PRE) dentro da PMCE, ao fiscalizar as rodovias estaduais.

b) Departamentalização por Produtos ou Serviços: representa o agrupamento por resultados quanto a produtos ou serviços. A divisão do trabalho ocorre por linhas de produtos/serviços. A orientação é para o alcance de resultados, por meio da ênfase nos produtos/serviços. Ex.: A divisão de narcóticos na Polícia Civil e Polícia Federal.

c) Departamentalização Geográfica: também chamada de Departamentalização Territorial, representa o agrupamento conforme localização geográfica ou territorial. Caso uma organização, para estabelecer seus departamentos, deseje considerar a distribuição territorial de suas atividades, ela deverá observar as técnicas de departamentalização geográfica. Ex.: COTAR, BPTur, departamentos ligados à PMCE.

d) Departamentalização por Clientela: representa o agrupamento conforme o tipo ou tamanho do cliente ou comprador. Possui ênfase e direcionamento para o cliente. Um caso em que se pode ter uma analogia do cliente para usuário do serviço, é a atuação do RAIO (Ronda de Ações Intensivas e Ostensivas), batalhão especial da PMCE em que a abordagem é mais contundente, relacionadas a operações de maior risco.

e) Departamentalização por Processos: representa o agrupamento por etapas do processo, do produto ou da operação. Possui ênfase na tecnologia utilizada. Ex.: CIOPAER.

f) Departamentalização por Projetos: representa o agrupamento em função de entregas (saídas) ou resultados quanto a um ou mais projetos. É necessária uma estrutura flexível e adaptável às circunstâncias do projeto, pois o mesmo pode ser encerrado antes do prazo previsto. Dessa forma, os recursos envolvidos, ao término do projeto, são liberados.

g) Departamentalização Matricial: também chamada de organização em grade, combina duas formas de departamentalização – a funcional com a departamentalização de produto ou projeto – na mesma estrutura organizacional. Representa uma estrutura mista ou híbrida.

O desenho matricial apresenta duas dimensões: gerentes funcionais e gerentes de produtos ou de projeto. Logo, não há unidade de comando. É criada uma balança de duplo poder e, por consequência, dupla subordinação.

ESQUEMATIZANDO:

QUESTÃO COMENTADA Nº 01

No que se refere às características básicas das organizações formais modernas e aos aspectos a elas inerentes, julgue o item que se segue. A divisão do trabalho dentro das organizações — modo pelo qual um processo complexo é dividido em tarefas —, quando é implantada de forma vertical, define a departamentalização.

(   ) Certo                             (    ) Errado

COMENTÁRIO: A departamentalização baseia-se em aumentar a amplitude administrativa, por meio da especialização horizontal, e não vertical, na organização por meio da criação de departamentos para cuidar das atividades organizacionais (tarefas). Portanto, o item está ERRADO.

QUESTÃO COMENTADA Nº 02

Com relação às características básicas das organizações formais modernas – tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização – é correto afirmar que:

A) a departamentalização por projetos é o agrupamento de atividades de acordo com os lugares em que estão localizadas as operações. Uma empresa de grande porte pode agrupar suas atividades de vendas em áreas do Brasil, como a região Nordeste, região Sudeste, e região Sul.

B) a departamentalização por matriz é semelhante à de projeto, com uma exceção principal. No caso da departamentalização de matriz, o administrador de projeto não tem autoridade de linha sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organização do administrador de projeto é sobreposta aos vários departamentos funcionais, dando a impressão de uma matriz.

C) a departamentalização por função consiste em agrupar as atividades de tal modo que elas focalizem um determinado uso do produto ou serviço, é usada principalmente no grupamento de atividade de vendas ou serviços.

D) a departamentalização territorial e por produto apresentam como vantagens a diminuição dos custos pelas duplicidades de atividade, principalmente em pessoal e materiais.

E) a departamentalização mista é pouco usada porque fere ao princípio da integração e coordenação (quanto mais atividades trabalham integradas, maior razão para ficarem no mesmo departamento).

COMENTÁRIO: A alternativa “A” conceitua a departamentalização geográfica, em vez da departamentalização por projetos, como se inicia. A alternativa “B” descreve de forma coerente a departamentalização matricial, também chamada de departamentalização por matriz, em que há a incidência de vários departamentos funcionais, não havendo uma unidade de comando central. A alternativa “C” explica o conceito da departamentalização por produto ou serviço e não o que se entende pela departamentalização funcional.

A alternativa “D” aponta vantagens em relação a diminuição de custos pela duplicidade da atividade na departamentalização territorial e por produto, quando na verdade, ocorre o inverso, mesmo que o resultado seja mais facilmente atingido. Por fim, a alternativa “E” afirma que a departamentalização mista fala que as atividades integradas ficam no mesmo departamento e que ao mesmo tempo fere o princípio da integração e coordenação, apontando uma notória incoerência em seu enunciado.

GABARITO: Alternativa “B”.